Usein kysytyt kysymykset

YLEINEN

Mikä on Vastaaja AI?

Vastaaja AI on yritysten digitaalinen työkaveri, joka käsittelee yhteydenotot ja ratkaisee ne samalta istumalta. Oli kyseessä sitten palvelupyyntö, ajanvaraus tai soittopyyntö.

Mitkä ovat Vastaaja AI:n hyödyt?

Vastaaja AI ratkaisee sovitut asiat itsenäisesti ja ohjaa ihmiselle vain tarvittaessa. Se mahdollistaa ympäri vuorokautisen palvelun ja tehostaa merkittävästi yhteydenottojen käsittelyä ilman henkilöstölisäyksiä.

Miten Vastaaja AI toimii?

Vastaaja AI liitetään valittuihin viestintäkanaviin, opetetaan yrityksesi sisällöllä ja kytketään osaksi taustajärjestelmiäsi. Se keskustelee asiakkaan kanssa, tekee sovitut toimet (esim. varaus tai työpyyntö) ja eskaloi ihmiselle tarvittaessa.

Mikä yritys on Vastaaja AI:n taustalla?

Vastaaja AI taustalla on suomalainen ohjelmisto GapHook Oy.

Mistä nimi Vastaaja AI tulee?

Halusimme muuttaa perinteisen "Jätä viesti äänimerkin jälkeen, PIIP" -lausahduksen moderniksi, kaksisuuntaiseksi ja aktiiviseksi palveluksi. Tästä muodostui Vastaaja AI. Se tarjoaa uudenlaisen tavan yhteydenottojen käsittelyyn.

Voinko kokeilla Vastaaja AI:ta heti?

Kyllä. Voit kokeilla soittamalla tai lähettämällä viestin Vastaaja AI:lle (+358 45 4910 100) tai avaamalla sivuston chatin.  

Onko kokeilu ilmainen?

Puhelut Vastaaja AI:n demoon ovat ilmaisia. Tekstiviestien osalta toimitaan normaalisti puhelinoperaattorisi hinnaston mukaisesti.

HYÖDYT JA KÄYTTÖKOHTEET

Mitä Vastaaja AI:n tarjoaa yrityksille?

Vastaaja AI tuo ympärivuorokautisen tavoitettavuuden, nopeamman vasteajan ja tasalaatuisen palvelun. Se purkaa ruuhkia, tehostaa tiedonkeruuta ja mahdollistaa liitokset yrityksen prosesseihin.  

Mihin Vastaaja AI:ta käytetään?

Vastaaja AI:ta käytetään esimerkiksi työpyyntöihin ja tiketteihin, ajanvaraukseen, ruuhka- ja päivystysapuun, puhelinvastaajaksi tai -vaihteeksi, palautekyselyihin sekä usein kysyttyihin kysymyksiin.  

Voiko Vastaaja AI palvella monella kielellä?

Kyllä. Palvelu tukee yli 40 kieltä viesteissä ja yli 20 kieltä puheessa.  

KÄYTTÖTAPAUKSET

Miten Vastaaja AI auttaa, kun asiakaspalvelu on kiinni (ilta, yö, viikonloppu)?

Vastaaja AI vastaa asiakkaalle heti valitussa viestintäkanavassa, kerää tarvittavat perustiedot ja vie asian eteenpäin sovitun mallin mukaan (esim. vahvistus viestillä, tiedot järjestelmiin, ilmoitus ihmiselle).  

Miten Vastaaja AI purkaa ruuhkan, kun linjat ovat tukossa?

Vastaaja AI ottaa kopin rinnakkain ruuhkassa, hoitaa perusasiat ja ohjaa kiireelliset tapaukset oikein. Näin ihmisten aikaa vapautuu niihin tilanteisiin, jotka aidosti vaativat käsittelyä.  

Miten Vastaaja AI hoitaa ajanvarauksen alusta loppuun?

Vastaaja AI tarkistaa vapaat ajat ja varaa tapaamiset, tilat tai palvelut. Asiakas saa vahvistuksen puhelun päätteeksi tekstiviestillä.

Miten Vastaaja AI automatisoi työpyynnöt ja tiketit?

Vastaaja AI kysyy tarvittavat tiedot ja muodostaa pyynnön valmiiksi. Lopputuloksena syntyy tiketti tai työpyyntö, ei epämääräinen viesti.  

Miten Vastaaja AI toimii puhelinvastaajana?

Vastaaja AI hoitaa yhteydenotot puhelussa tai aloittaa automaattisesti keskustelun viesteissä. Olit sitten varattuna tai ei saatavilla - Vastaaja AI ei jätä palvelematta asiakastasi.

Miten Vastaaja AI hoitaa palautekyselyt?

Kun asia on hoidettu, Vastaaja AI voi pyytää palautteen automaattisesti valitussa kanavassa.  

Miten Vastaaja AI ohjaa asian ihmiselle?

Vastaaja AI:lle määritetään eskalointipolut ja kerättävät perustiedot. Se voi lähettää vahvistuksen, siirtää tiedot järjestelmiin ja ilmoittaa ihmiselle sovitun mallin mukaan.  

ESIMERKKEJÄ KÄYTTÖKOHTEISTA

Miten Vastaaja AI palvelee kiinteistöhuollossa tai taloyhtiöpäivystyksessä?

Vastaaja AI vastaanottaa vikailmoitukset 24/7 puhelussa tai viestillä, kysyy tarvittavat tarkennukset ja ohjaa tapauksen eteenpäin sovitulla tavalla. Asiakas saa kuittauksen ja selkeän seuraavan askeleen.  

Miten Vastaaja AI auttaa terveys-, hyvinvointi- tai kauneuspalveluissa?

Vastaaja AI hoitaa ajanvarauksen ja peruskysymykset yrityksen sisällön pohjalta, ja ohjaa tarvittaessa ihmiselle jos tilanne vaatii arviointia.  

Miten Vastaaja AI tukee ravintolaa tai majoitusta?

Vastaaja AI hoitaa varauksen ensivaiheen, kerää olennaiset tiedot ja antaa perusvastaukset (esim. aukiolo, saapuminen) yrityksen sisällön pohjalta.  

Miten Vastaaja AI auttaa verkkokauppaa tai kuluttajapalvelua?

Vastaaja AI vastaa yleisiin kysymyksiin yrityksen sisällön pohjalta, tarkistaa asiakaskohtaisia tietoja (esim. tilauskyselyt) ja ohjaa tapauksen eteenpäin sovitun mallin mukaan.  

Miten Vastaaja AI tukee B2B-myyntiä?

Vastaaja AI selvittää yhteydenoton tavoitteet, kerää yhteystiedot ja toimittaa myynnille liidin sekä selkeän tilannekuvan.

KANAVAT JA VIESTINTÄ

Missä kanavissa Vastaaja AI toimii?

Vastaaja AI toimii puhelussa, tekstiviesteissä (SMS), verkkosivun chatissa sekä Metan kanavissa (WhatsApp, Instagram, Facebook).  

Voiko Vastaaja AI:lla myös soittaa ulos (ns. kylmäpuhelut)?

Kyllä. Ulossoittaminen (outbound) voidaan toteuttaa Vastaaja AI:n avulla, mutta nämä toteutetaan lähtökohtaisesti tarvepohjaisesti ja hinnoitellaan omana palveluna.

Mihin käyttötarkoituksiin soittamista käytetään?

Ulossoittamista voidaan käyttää esimerkiksi alustaviin tiedusteluihin, ajanvarauksiin ja palautekyselyihin.

Miten verkkosivujen chat eroaa SMS:stä?

Chatissa voidaan tarjota "klikkailtavia" toimintoja, kuten yhteydenottolomakeet, upotukset (esim. ajanvaraus) sekä asiakastyytyväisyyden mittaamista. SMS sopii nopeaan asiointiin, kuten ajanvaraukseen, tekstarivastaajaksi, soittopyyntöihin ja lyhyisiin usein kysyttyihin kysymyksiin.  

Voinko käyttää olemassa olevaa puhelinnumeroa?

Kyllä. Vastaaja AI:n rinnalle määritetään virtuaalinen numero, johon puhelut ohjataan silloin, kun et ole tavoitettavissa tai halutun viiveen jälkeen.  

SISÄLLÖN RAJAUS (GROUNDING)

Voiko Vastaaja AI:n rajata yrityksen omaan sisältöön?

Kyllä. Vastaukset perustuvat opetettuun sisältöön ja ohjeistukseen, kuten verkkosivuihin, tiedostoihin (esim. PDF), tekstisisältöihin ja usein kysyttyihin kysymyksiin. Sisältörajaus tallennetaan Vastaaja AI:n omaan pilvipalveluun.

Mitä tapahtuu, jos Vastaaja AI ei löydä varmaa vastausta?

Vastaaja AI uskaltaa sanoa "En tiedä" sekä osaa pyytää tarkennuksen, ohjata asiakkaan toiseen kanavaan tai siirtää asian ihmiselle sovitun toimintamallin mukaan. Vastaaja AI rajataan vastaamaan opetettuun sisältöön, jolloin hallusinointi ja arvailu vähenee merkittävästi.

INTEGRAATIOT JA TEKNOLOGIA

Mitä taustajärjestelmiä voidaan liittää Vastaaja AI:hin?

Vastaaja AI voidaan liittää yrityksen järjestelmiin API:n (GraphQL, REST), natiivien integraatioiden tai automaatioalustan kautta, jonka avulla liitokset onnistuvat laajasti yli 500 järjestelmään.  

HALLINTA, RAPORTOINTI JA BRÄNDÄYS

Mitä Vastaaja AI:n admin-liittymä sisältää?

Admin-liittymässä on keskusteluhistoria sekä raportointi ja analytiikka, joiden avulla seurataan ratkaisuja ja asiakastyytyväisyyttä.

Mitä mittareita raportoinnissa seurataan?

Tyypillisiä mittareita ovat keskustelumäärät, ratkaisumäärät sekä asiakastyytyväisyys asteikolla 1–5.

Voiko Vastaaja AI:n brändätä yrityksen näköiseksi?

Kyllä. Chat-ikkunan voi muotoilla yrityksen mukaiseksi (esim. värit, logot, taustakuvat), ja keskustelunavaukset sekä ohjaava sisältö voidaan määrittää yrityskohtaisesti.

Näkyykö Vastaaja AI:n brändi SMS- tai puhekanavassa?

SMS- ja puhekanavassa palvelun toimintatapa ja sävy määritetään taustaohjeistuksella, jolloin kokonaisuus voidaan toteuttaa white label -mallilla ilman Vastaaja AI -brändielementtejä.

KÄYTTÖÖNOTTO

Kuinka nopeasti Vastaaja AI voidaan ottaa käyttöön?

Kapeimmillaan käyttöönotto voidaan toteuttaa päivässä. Useimmiten käyttöönottoon kannattaa varata vähintään 1–2 viikkoa, jotta kokonaisuutta voidaan testata riittävästi yrityksen sisällä ennen laajempaa tuotantokäyttöä.

Mitä käyttöönotto tyypillisesti sisältää?

Käyttöönotto sisältää käyttötapausten määrittelyn, sisällön tuonnin, kanavien kytkennän, eskalointipolut, integraatiot sekä testauksen ja hienosäädön.

HINNOITTELU JA SOPIMUS

Miten Vastaaja AI hinnoitellaan?

Hinnoittelu perustuu valittuihin kanaviin ja käyttöpaketteihin. Tarkemman tarjouksen saat ottamalla yhteyttä Vastaaja AI:n myyntiin tai varaamalla demon.

Mitä tapahtuu, jos käyttö ylittää paketin?

Ylimenevät tekstiviestit hinnoitellaan alkaen 0,15 € / kpl ja puheminuutit alkaen 0,50 € / min.  

Mitä SMS- ja puhepaketteja on saatavilla?

SMS-pakettien koot ovat 100 min (2 min: 5 kpl / pv), 1000 min (2 min: 20 kpl / pv) ja muokattu (Enterprise). Puhepakettien koot ovat 100 kpl (vahvistusviestit), 1000 kpl (keskustelupaketti) ja muokattu (Enterprise).

Voiko paketteja tai palveluita muokata?

Kyllä voi. Tarjoamme Enterprise-palveluita, jotka sisältävät mm. sovitut puheminuutit ja tekstarit, virtuaalinumeroiden määrän, räätälöidyt integraatiot ja automaatiot, jatkuvat optimointi- ja kehityspalvelut sekä whitelabel- ja kumppanuuspaketit.

Mitä sisältyy hinnoitteluun?

Valitut kanavat ja palvelut sekä opetettava sisältö, monikielisyystuki, käyttöönotto ja koulutus sekä asiakastuki (sähköposti, puhelin) sisältyvät kokonaisuuteen. Puhe- ja SMS-paketeissa myös 1 kpl virtuaalinumeroita.

Onko monikanavaisesta käytöstä alennusta?

Kyllä. Saat alennusta useamman kanavan käyttöönotosta. 1 kanava = ei alennusta, 2 kanavaa = 5%, 3 kanavaa = 10 %.

Mikä on sopimuskausi?

Sopimuskausi on 12 kuukautta. 1 kuukauden irtisanominen ennen uuden kauden alkua.

Miten laskutus toteutetaan?

Laskutus toteutetaan kolmessa osassa. Sopimuskausi laskutetaan sopimuskauden alussa, ylimenevät tekstiviestit/puheminuutit 3 kk välein ja lisäpalvelut sovitusti.

Onko tarjolla lisäpalveluita?

Kyllä. Lisäpalveluista sovitaan erikseen, ja esimerkkejä ovat tekoälyauditointi, räätälöidyt työnkulut ja integraatiotyöt, optimointipaketit sekä muut konsultatiiviset palvelut.

Onko yhdistyksille oma hinnoittelu?

Kyllä. Yleishyödyllisille yhdistyksille (esim. urheiluseurat) tarjoamme Vastaaja AI:n palvelut alennettuun hintaan. Pyydä tarjous!

TIETOSUOJA JA -TURVA

Miten Vastaaja AI käsittelee henkilötietoja ja luottamuksellista tietoa?

Vastaaja AI voidaan konfiguroida siten, että käsiteltävät tiedot rajoittuvat käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Henkilötietojen käsittelyn roolit, vastuut ja käytännöt määritellään asiakaskohtaisesti palvelusopimuksessa ja sen liitteissä.

Missä data sijaitsee ja miten mahdolliset siirrot määritellään?

Tietojen säilytys ja käsittely, alueellinen sijainti sekä mahdolliset alihankkijat ja tietojen siirrot kuvataan asiakaskohtaisesti sopimuksessa ja, tai palvelukuvauksessa. EU ja ETA-alueen ulkopuoliset siirrot ja suojatoimet sovitaan erikseen.

Mitä keskusteluista tallennetaan ja kuinka pitkään?

Vastaaja AI voi tallentaa keskusteluhistorian ja siihen liittyviä tietoja siinä laajuudessa kuin asiakas ottaa tallennuksen käyttöön ja määrittää säilytyskäytännöt. Säilytysajat ja poistokäytännöt määritetään erikseen sopimuksessa, ja yksittäisiä keskusteluita ja tietoja voidaan poistaa myös manuaalisesti.

Käytetäänkö asiakasdataa mallien kouluttamiseen?

Asiakasdataa ei käytetä yleisten mallien kouluttamiseen, mutta voidaan käyttää kyseisen yrityksen palveluiden optimointiin.

Saanko tarvittavan dokumentaation (esim. DPA ja käsittelykuvauksen)?

Kyllä. Tietojenkäsittelyyn liittyvä dokumentaatio toimitetaan osana sopimus- ja käyttöönottoaineistoa sovitussa laajuudessa.

TUKITOIMET

Millainen tuki Vastaaja AI:lla on?

Vastaaja AI:lla on 24/7 automatisoitu yleinen tukipalvelu (ei yrityskohtaisia tietoja). Ihmistuki on lähtökohtaisesti saatavilla arkipäivisin klo 8–17. Tarkempaa tietoa tukitoimista ja palvelumallista saat Vastaaja AI:n myynniltä.

HALUAN KUULLA LISÄÄ

Miten etenen, jos haluan Vastaaja AI:n käyttöön tai lisätietoja?

Varaa demo. Demossa käydään läpi käyttötapaukset, kanavat, integraatiot, sisältöpohja ja tavoiteltu palvelutaso, minkä perusteella muodostetaan ehdotus käyttöönotosta ja hinnoittelusta.

‍