Usein kysytyt kysymykset

Yleinen

Mikä on Vastaaja AI?

Vastaaja AI on asiakasviestinnän automaatiopalvelu. Se hoitaa saapuvat yhteydenotot ja lähtevät asiakaskontaktit automaattisesti — puhelussa, tekstiviestissä ja chatissa. Kanavasta riippumatta, ympäri vuorokauden.

Mitkä ovat Vastaaja AI:n hyödyt?

Vastaaja AI hoitaa toistuvat yhteydenotot automaattisesti ja kirjaa tiedot järjestelmiin ilman manuaalista työtä. Se vapauttaa tiimin rutiineista ja mahdollistaa palvelun ympäri vuorokauden — ilman henkilöstön kasvattamista.

Miten Vastaaja AI toimii?

Vastaaja AI liitetään valittuihin viestintäkanaviin, opetetaan yrityksesi sisällöllä ja kytketään osaksi taustajärjestelmiäsi. Se keskustelee asiakkaan kanssa, tekee sovitut toimet ja eskaloi ihmiselle tarvittaessa. Ratkaisu voi olla rajattu täsmäratkaisu — yksi kanava, yksi tarve — tai laajempi monikanavainen asiakaspolku.

Mikä yritys on Vastaaja AI:n taustalla?

Vastaaja AI:n taustalla on suomalainen ohjelmistotalo GapHook Oy. Ydintiimillä on yli 10 vuoden kokemus vaativista ohjelmisto- ja viestintäratkaisuista.

Mistä nimi Vastaaja AI tulee?

Halusimme muuttaa perinteisen "Jätä viesti äänimerkin jälkeen, PIIP" -lausahduksen moderniksi, kaksisuuntaiseksi ja aktiiviseksi palveluksi. Tästä muodostui Vastaaja AI.

Voinko kokeilla Vastaaja AI:ta heti?

Kyllä. Voit soittaa tai lähettää viestin Vastaaja AI:lle (+358 45 4910 100) tai avata sivuston chatin.

Onko kokeilu ilmainen?

Puhelut Vastaaja AI:n demoagenttiin ovat ilmaisia. Tekstiviestien osalta toimitaan normaalisti puhelinoperaattorisi hinnaston mukaisesti.

Hyödyt ja käyttökohteet

Mitä Vastaaja AI tarjoaa yrityksille?

Ympärivuorokautinen tavoitettavuus, nopeampi vasteaika ja tasalaatuinen palvelu. Yhteydenotot kirjautuvat automaattisesti järjestelmiin, tieto ei katoa ja tiimi voi keskittyä siihen mikä aidosti vaatii ihmistä.

Mihin Vastaaja AI:ta käytetään?

Tyypillisiä käyttökohteita ovat ajanvaraus, saapuvat yhteydenotot ja soittopyynnöt, lähtevä asiakaskontaktoinnit ja -kyselyt, palautekyselyt, työpyynnöt ja tiketit sekä usein kysytyt kysymykset.

Voiko Vastaaja AI palvella monella kielellä?

Kyllä. Palvelu tukee yli 40 kieltä viesteissä ja yli 20 kieltä puheessa.

Käyttötapaukset

Miten Vastaaja AI auttaa, kun asiakaspalvelu on kiinni?

Vastaaja AI vastaa asiakkaalle heti valitussa kanavassa, kerää tarvittavat tiedot ja vie asian eteenpäin sovitun mallin mukaan — vahvistusviesti, tiedot järjestelmiin, ilmoitus ihmiselle.

Miten Vastaaja AI purkaa ruuhkan?

Vastaaja AI ottaa kopin rinnakkain, hoitaa perusasiat itsenäisesti ja ohjaa kiireelliset tapaukset oikein. Ihmisten aika vapautuu niihin tilanteisiin, jotka aidosti vaativat käsittelyä.

Miten Vastaaja AI hoitaa ajanvarauksen?

Vastaaja AI tarkistaa vapaat ajat ja varaa tapaamiset, tilat tai palvelut. Asiakas saa vahvistuksen tekstiviestillä.

Miten Vastaaja AI automatisoi työpyynnöt ja tiketit?

Vastaaja AI kysyy tarvittavat tiedot ja muodostaa pyynnön valmiiksi. Lopputuloksena syntyy tiketti tai työpyyntö, ei epämääräinen viesti.

Miten Vastaaja AI toimii puhelinvastaajana?

Vastaaja AI vastaa puheluun tai aloittaa automaattisesti keskustelun viestissä. Yhteydenotto ei jää hoitamatta.

Miten Vastaaja AI hoitaa palautekyselyt?

Kun asia on hoidettu, Vastaaja AI pyytää palautteen automaattisesti valitussa kanavassa.

Miten Vastaaja AI ohjaa asian ihmiselle?

Vastaaja AI:lle määritetään eskalointipolut ja kerättävät tiedot. Se lähettää vahvistuksen, siirtää tiedot järjestelmiin ja ilmoittaa ihmiselle sovitun mallin mukaan.

Miten Vastaaja AI kontaktoi asiakkaita?

Vastaaja AI:lle voidaan määrittää haluttu kontaktointitapa. Useimmiten käytetään monikanavaista kontaktointia, joka sisältää tekstiviestejä, puheluita ja verkkolomakkeita.

Esimerkkejä käyttökohteista

Kiinteistöhuolto ja taloyhtiöpäivystys

Vastaaja AI vastaanottaa vikailmoitukset 24/7, kysyy tarvittavat tarkennukset ja ohjaa tapauksen eteenpäin. Asiakas saa kuittauksen ja selkeän seuraavan askeleen.

Terveys-, hyvinvointi- ja kauneuspalvelut

Vastaaja AI hoitaa ajanvarauksen ja peruskysymykset yrityksen sisällön pohjalta ja ohjaa tarvittaessa ihmiselle.

Asiakkuudenhallinta

Vastaaja AI kontaktoi asiakaskannan halutulla tavalla ja kerää tarvittavat tiedot automaattisesti talteen. Useimmiten käytössä on monikanavainen malli, joka yhdistää tekstiviestiä, puhelua ja verkkolomaketta.

Ravintola ja majoitus

Vastaaja AI hoitaa varauksen ensivaiheen, kerää olennaiset tiedot ja antaa perusvastaukset yrityksen sisällön pohjalta.

Verkkokauppa ja kuluttajapalvelu

Vastaaja AI vastaa yleisiin kysymyksiin, tarkistaa asiakaskohtaisia tietoja ja ohjaa tapauksen eteenpäin.

B2B-myynti

Vastaaja AI selvittää yhteydenoton tavoitteet, kerää yhteystiedot ja toimittaa myynnille liidin sekä selkeän tilannekuvan.

Kanavat ja viestintä

Missä kanavissa Vastaaja AI toimii?

Vastaaja AI toimii puhelussa, tekstiviesteissä (SMS), verkkosivun chatissa, sähköpostissa sekä Metan kanavissa (WhatsApp, Instagram, Facebook).

Voiko Vastaaja AI:lla myös kontaktoida asiakkaita ulos?

Kyllä. Lähtevä kontaktointi toteutetaan tarvelähtöisesti — esimerkiksi ajanvarausten vahvistamiseen, muistutuksiin tai palautekyselyihin. Se hinnoitellaan osana kokonaisratkaisua.

Mihin lähtevää kontaktointia käytetään?

Tyypillisiä käyttökohteita ovat ajanvaraukset ja muistutukset, palautekyselyt sekä asiakastiedon tarkentaminen ja parantaminen.

Miten verkkosivujen chat eroaa SMS:stä?

Chatissa voidaan tarjota klikattavia toimintoja, kuten yhteydenottolomakkeet ja ajanvarausupotukset. SMS sopii nopeaan asiointiin: ajanvaraus, soittopyyntö, vahvistusviesti tai lyhyet kysymykset.

Voinko käyttää olemassa olevaa puhelinnumeroa?

Kyllä. Vastaaja AI:n rinnalle määritetään virtuaalinen numero, johon puhelut ohjataan silloin kun et ole tavoitettavissa tai halutun viiveen jälkeen. Voit myös luoda nykyisestä numerostasi virtuaalinumeron Vastaaja AI:n kautta.

Sisällön rajaus

Voiko Vastaaja AI:n rajata yrityksen omaan sisältöön?

Kyllä. Vastaukset perustuvat opetettuun sisältöön — verkkosivut, PDF-tiedostot, ohjetekstit ja usein kysytyt kysymykset. Sisältörajaus tallennetaan Vastaaja AI:n omaan pilvipalveluun.

Mitä tapahtuu, jos Vastaaja AI ei löydä varmaa vastausta?

Vastaaja AI osaa sanoa "En tiedä", pyytää tarkennuksen, ohjata toiseen kanavaan tai siirtää asian ihmiselle. Sisältörajaus vähentää hallusinointia ja arvailua merkittävästi.

Integraatiot ja teknologia

Miten taustajärjestelmiä voidaan liittää?

Vastaaja AI voidaan liittää yrityksen järjestelmiin API:n (REST, GraphQL), natiivien integraatioiden tai automaatioalustan kautta — liitokset onnistuvat yli 500 järjestelmään.

Mitä taustajärjestelmiä voidaan liittää?

Vastaaja AI voidaan liittää yli 500 taustajärjestelmään. Esimerkiksi CRM (Pipedrive, Hubspot, Salesforce), kalenteri (Cal, Calendly), sähköposti ja perustyökalut (Google, Microsoft), markkinointityökalut (Mailchimp, Klaviyo, Brevo) ja tietokanta (Sheet, Airtable, Supabase).

Hallinta, raportointi ja brändäys

Mitä admin-liittymä sisältää?

Palvelupolun konfigurointi, sisältömallit, API-asetukset, keskusteluhistoria sekä raportointi ja analytiikka: keskustelumäärät, ratkaisumäärät ja asiakastyytyväisyys.

Voiko Vastaaja AI:n brändätä yrityksen näköiseksi?

Kyllä. Chat-ikkunan voi muotoilla yrityksen mukaiseksi, ja keskustelunavaukset sekä ohjaava sisältö määritetään yrityskohtaisesti. SMS- ja puhekanavassa toimintatapa ja sävy määritetään taustaohjeistuksella — toteutus onnistuu white label -mallilla.

Käyttöönotto

Kuinka nopeasti Vastaaja AI voidaan ottaa käyttöön?

Yksinkertainen täsmäratkaisu voidaan ottaa käyttöön päivässä. Laajemmissa kokonaisuuksissa kannattaa varata 1–2 viikkoa testaukseen ennen tuotantokäyttöä.

Mitä käyttöönotto sisältää?

Käyttötapausten määrittely, sisällön tuonti, kanavien kytkentä, eskalointipolut, integraatiot sekä testaus ja hienosäätö.

Hinnoittelu ja sopimus

Miten Vastaaja AI hinnoitellaan?

Hinnoittelu koostuu käyttöönotosta ja kuukausittaisesta käyttömaksusta. Täsmäratkaisun käyttöönotto alkaa 200 €:sta. Laajempien kokonaisuuksien hinnoittelu sovitaan tapauskohtaisesti. Kaikki sopimukset ovat 12 kuukauden mittaisia ja jatkuvia.

Mitä palvelumaksuja käytöstä kertyy?

Puhelut veloitetaan alkaen 0,50 €/min ja tekstiviestit 0,125 €/kpl. Nämä laskutetaan toteutuneen käytön mukaan.

Mikä on sopimuskausi?

12 kuukautta. Irtisanomisaika on 1 kuukausi ennen uuden kauden alkua.

Onko tarjolla lisäpalveluita?

Kyllä. Räätälöidyt työnkulut, integraatiotyöt, optimointipaketit ja konsultatiiviset palvelut sovitaan erikseen.

Onko yhdistyksille oma hinnoittelu?

Kyllä. Yleishyödyllisille yhdistyksille tarjoamme palvelut alennettuun hintaan. Pyydä tarjous.

Tietosuoja ja -turva

Miten Vastaaja AI käsittelee henkilötietoja ja luottamuksellista tietoa?

Vastaaja AI voidaan konfiguroida siten, että käsiteltävät tiedot rajoittuvat käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Henkilötietojen käsittelyn roolit, vastuut ja käytännöt määritellään asiakaskohtaisesti palvelusopimuksessa ja sen liitteissä.

Missä data sijaitsee ja miten mahdolliset siirrot määritellään?

Tietojen säilytys ja käsittely, alueellinen sijainti sekä mahdolliset alihankkijat ja tietojen siirrot kuvataan asiakaskohtaisesti sopimuksessa ja/tai palvelukuvauksessa. EU- ja ETA-alueen ulkopuoliset siirrot ja suojatoimet sovitaan erikseen.

Mitä keskusteluista tallennetaan ja kuinka pitkään?

Vastaaja AI voi tallentaa keskusteluhistorian ja siihen liittyviä tietoja siinä laajuudessa kuin asiakas ottaa tallennuksen käyttöön ja määrittää säilytyskäytännöt. Säilytysajat ja poistokäytännöt määritetään erikseen sopimuksessa, ja yksittäisiä keskusteluita voidaan poistaa myös manuaalisesti.

Käytetäänkö asiakasdataa mallien kouluttamiseen?

Asiakasdataa ei käytetä yleisten mallien kouluttamiseen, mutta voidaan käyttää kyseisen asiakasyrityksen palveluiden optimointiin.

Saanko tarvittavan dokumentaation (esim. DPA ja käsittelykuvauksen)?

Kyllä. Tietojenkäsittelyyn liittyvä dokumentaatio toimitetaan osana sopimus- ja käyttöönottoaineistoa sovitussa laajuudessa.

Tukitoimet

Millainen tuki Vastaaja AI:lla on?

Automatisoitu yleinen tukipalvelu on käytettävissä 24/7. Ihmistuki on saatavilla arkipäivisin klo 8–17. Tarkempaa tietoa palvelumallista saat Vastaaja AI:n myynniltä.

Haluan kuulla lisää

Miten etenen?

Varaa 15 minuutin kartoitus täältä. Käydään läpi tilanne, kanavat ja tavoitteet — sen jälkeen tiedät sopiiko Vastaaja AI teille ja mistä kannattaa lähteä liikkeelle.

‍